الاحتفاظ بالبيانات وحذفها في SIN-AUTO: مدة حفظ معلوماتك وكيفية طلب إزالتها
الشفافية لا تتعلق بما نجمعه فقط، بل أيضاً بمدة الاحتفاظ به. يوضح هذا التحديث فترات الاحتفاظ التي تطبقها SIN-AUTO، وكيف يتم الحذف عملياً، والخطوات التي يمكنك اتخاذها لطلب إزالة بياناتك. ويأتي مكمّلاً لتحديثاتنا السابقة حول جمع البيانات ونقلها والأسس القانونية وتفضيلات التسويق.
لماذا نحتفظ بالبيانات وكم من الوقت
لا نحتفظ بالمعلومات الشخصية إلا بالمدة التي تخدم الغرض الذي جُمعت من أجله أو التي يفرضها القانون. عملياً نطبق ثلاثة مبادئ. أولاً تحديد الغرض: عند إتمام استفسار أو عرض سعر أو معاملة دون حاجة للرجوع إليها، تصبح البيانات الشخصية المرتبطة قابلة للحذف. ثانياً الاحتفاظ القانوني: يجب حفظ سجلات معينة - كالفواتير والعقود ومستندات التصدير - للمدد القانونية الضريبية والمحاسبية والجمركية. ثالثاً التقليل مع الوقت: حتى خلال فترة الاحتفاظ نقلّل ما نحفظه إلى الضروري ونحذف أو نُخفي هوية الباقي.
كيف يعمل الاحتفاظ عملياً
لكل فئة من المعلومات جدولها الزمني. تُحفظ الاستفسارات وبيانات الاتصال طوال مدة المحادثة وفترة متابعة معقولة، كي نجيب باتساق لو عدت إلينا بعد أشهر. وتُحفظ العقود والطلبات ومستندات الشحن للمدة القانونية المنطبقة على السجلات التجارية والجمركية. وتُحفظ بيانات تحليلات الموقع بصيغة مجمّعة لفهم حركة الزيارات لا لتحديد الأفراد. أما سجلات المراسلات فتُحفظ بالمدة المفيدة لخدمة حسابك أو لتسوية نزاع.
حقك في الحذف وكيف نتعامل معه
يمكنك أن تطلب في أي وقت حذف المعلومات الشخصية التي نحتفظ بها عنك. تُرسل الطلبات إلى [email protected]، وسنرد في مدة معقولة وفق القانون المنطبق. ولحمايتك قد نتحقق أولاً من هويتك ونحدد السجلات المعنية - كبريد إلكتروني أو جهة اتصال في شركة أو استفسار محدد. وبعد التحقق نحذف المعلومات، أو نوضح صراحةً سبب تعذّر الحذف. والاستثناءات محدودة: سجلات ملزمة قانونياً بالاحتفاظ، ومعلومات لازمة لإتمام معاملة جارية، وبيانات مطلوبة لإقامة مطالبات قانونية أو ممارستها أو الدفاع عنها.
الحذف وإخفاء الهوية والأمن
عند انتهاء فترة الاحتفاظ نزيل المعلومات بشكل آمن أو نحولها إلى بيانات مجهولة الهوية لا يمكن ربطها بك. ولأن أنظمتنا لها نسخ احتياطية، قد يبقى السجل المحذوف لفترة قصيرة في تلك النسخ قبل خروجه في دورة النسخ المعتادة، وهذه النسخ لا تُستخدم لأي غرض تجاري. ومع مزوّدي الخدمة، تُنقل التزامات الحذف تعاقدياً، بحيث تُحذف البيانات من أنظمتهم كما حُذفت من أنظمتنا.
ماذا يعني ذلك لشركائنا التجاريين
على المستوردين والوكلاء إدراك أن بعض السجلات لا يمكن حذفها بطلب، إذ تولّد تجارة المركبات الدولية مستندات يجب حفظها. فالفواتير التجارية وقوائم التعبئة وسندات الشحن وشهادات المطابقة تخضع عادةً لمدد احتفاظ إلزامية لأغراض ضريبية وجمركية وضمانية لا يمكننا تقصيرها. أما ما نستطيعه فهو تقليل كل ما عدا ذلك إلى الحد الأدنى: بيانات شخصية محدودة في قوائم التسويق، وإزالة جهات الاتصال التي لم تعد ذات صلة، وإجابات دقيقة عن السجلات التي نحفظها نيابةً عنك.
النقاط الرئيسية
- نحفظ البيانات الشخصية فقط بالمدة التي يقتضيها الغرض أو القانون.
- تُحذف الاستفسارات وبيانات الاتصال حين لا تعود لازمة للمتابعة.
- يجب حفظ المستندات التجارية والجمركية والضمانية للمدد القانونية.
- يمكنك طلب الحذف في أي وقت عبر [email protected]، بعد التحقق من الهوية.
- تُحذف البيانات المزالة بشكل آمن أو تُخفى هويتها، وينتقل الحذف إلى مزوّدي خدماتنا.
لديك أسئلة عن مدة حفظ معلوماتك؟ تواصل مع SIN-AUTO على [email protected] - وسنخبرك بدقة بما نحفظه وكم من الوقت.